Jede Woche dieselbe E-Mail schicken, Daten von einem System ins andere kopieren, hinter Freigaben herlaufen: Das kann Power Automate übernehmen. Ich baue Flows, die zuverlässig laufen und die ihr auch in einem Jahr noch versteht.
Was sich automatisieren lässt
- Freigaben: Ein Antrag geht automatisch an die richtige Person und wird mit einem Klick freigegeben, in der App, in Teams oder in Outlook.
- Benachrichtigungen: Statusmails mit direktem Link zum Vorgang. Statt vieler Einzelmails kommt einmal am Tag eine Sammelmail.
- Berichte: Monats- und Wochenberichte entstehen automatisch als PDF und gehen an die richtigen Empfänger.
- Rechte: Neue Nutzer oder Lieferanten bekommen automatisch Zugriff auf genau ihre Ordner und auf nichts sonst.
- System-Integrationen: Daten fließen zwischen SharePoint, Excel, Dataverse und euren anderen Systemen.
Aus meinen Projekten
- Monatsbericht auf Knopfdruck: ein Projektbericht mit acht Abschnitten als PDF, komplett aus einem Flow
- Wochenbericht an zehn Prüfgruppen, jede mit genau ihren Punkten
- Schnellere App: Ein neuer Flow liefert die Rolle des Nutzers in unter einer Sekunde, und der App-Start sank von 10,8 auf rund 2 Sekunden.
- Fehlersuche mit echten Laufdaten: Ein Flow scheiterte in 63 % der Läufe. Die Auswertung der Läufe zeigte, dass sich gleichzeitige Speichervorgänge in die Quere kamen.
- Bestandsaufnahme: In einer Umgebung habe ich 147 Flows und rund 29.000 Läufe ausgewertet, um zu sehen, was wirklich gebraucht wird und wo es hakt.
Worauf ich achte
- Testmodus: Beim Testen gehen Mails nur an Testempfänger, nie versehentlich an Kunden oder Lieferanten.
- Große Listen: Seitenweises Laden und die bekannten Grenzen bei SharePoint, etwa die 2.000 Zeilen, sind von Anfang an gelöst, nicht erst, wenn Daten fehlen.
- Lizenzen vorher klären: Manche Konnektoren brauchen eine Premium-Lizenz. Das wisst ihr, bevor gebaut wird.
Die meisten Flows baue ich als Teil einer Lösung: Eine Power App nimmt die Eingabe entgegen, ein Flow erledigt im Hintergrund die Arbeit, und Power BI zeigt das Ergebnis.
Häufige Fragen
Wir haben schon Flows, die niemand mehr versteht. Und jetzt?
Ich werte aus, welche Flows wie oft laufen und wo sie scheitern, dokumentiere, was sie tun, und räume auf. Oft lassen sich mehrere Flows zu einem zusammenfassen.
Wie groß muss ein Automatisierungsprojekt sein?
Gar nicht groß. Ein einzelner Freigabe-Workflow, der jede Woche Stunden spart, ist ein guter Anfang.
Welche Aufgabe würdet ihr am liebsten nie wieder von Hand machen? Schreibt mir kurz, worum es geht. Ich melde mich innerhalb von 24 Stunden.
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